موضوع: وظایف دبیر کلوپ روتاری
تاریخ سند: 16 مهر 1352
موضوع: وظایف دبیر کلوپ روتاری
متن سند:
از: 20ه 21 به: 341 شماره: 79598 /20ه 21 1- انجام چهار اصل روتاری مطالعه دقیق 1- اساسنامه و آئین‌نامه‌ها 2- رونوشت چارتر کلوپ 3- منطقه جغرافیا 4- نشریات جهت راهنمایی به زبان‌های انگلیسی – فرانسه و سایر زبان‌های و نیز نشریه روش که هر دو سال یک مرتبه چاپ و منتشر می‌شود.2- امضاء گزارش اول آوریل هر سال که روتاری بین‌المللی از طرف کلوپ ارسال می‌گردد.
3- تهیه راهنمایی طبقه‌بندی اعضاء کلوپ 4- تهیه راهنمایی برنامه‌ریزی 5- آشنایی کامل با کاتالوگ روتاری 6- آشنایی با مجلات روتاری تبصره ـ دبیر جدید هر کلوپ بایستی از اول ماه ژوئیه کارش را آغاز نماید و مقدمات را شروع کند.
7- تحویل اموال و آرشیو کلوپ از دبیر قدیم 8- توجه به سیستم حضور و غیاب اعضاء که نشریه 123 در این مورد شامل دستورالعمل چندی می‌باشد 9- فهرست اسامی روتارین‌ها و چاپ آنها در هر سال و ارسال آن برای اعضا درخواست‌کننده 10- ذکر شماره‌های تلفن روتارین‌ها و شماره تلفن خود دبیر در فهرست ضروری است 11- یکی از وظایف ضروری دبیر مطالبه حق عضویت سالیانه اعضاء کلوپ است به هر طریق حتی به وسیله مکاتبه (این وظیفه به عهده خزانه‌دار نیست و دبیر عهده‌دار است) 12- تهیه گزارش سالیانه کنگره روتارین و تهیه خلاصه آن و قرائت آن برای اعضاء 13- یکی دیگر از وظایف مهم دبیر نظارت در امر حضور غیاب و تعیین علت غیبت اعضاء و عیادت از اعضایی که مریض شده است.
14- ارسال گزارش ماهانه به رئیس منطقه و یا دبیر اداری و همچنین ارسال گزارش نیمه هر سال 15- جای دبیر در سر میز ناهار دست راست رئیس کلوپ تعیین شده 16- دعوت اعضاء هیئت مدیره به جلسات هیئت مدیره از وظایف دبیر کلوپ می‌باشد 17- نظارت مستقیم در تشکیل کمیته‌ها 18- تهیه نشریه هفتگی کلوپ 19- ملاقات با سخنران جلسه ـ پیشواز و بدرقه سخنران 20- تعقیب پیشنهادات عضویت 21- دادن اطلاعات لازم به رئیس منطقه 22- ایجاد سرعت عمل در مکاتبات و پاسخ نامه‌ها 23- نتظیم برنامه بازدید ویزیت‌های شهری 24- روشن ساختن هدف روتاری که تشویق به خدمت و تشویق به تفاهم بین‌المللی و مفید واقع شدن است نظریه چهارشنبه ـ خبر صحت دارد و جهت تکمیل سوابق مفید می‌باشد.
انجمن اقدامی ندارد بایگانی شود.
19 /7 /52